মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিসেবা শাখা থেকে সম্প্রতি এ সংক্রান্ত পরিপত্র জারি করা হয়। পরিপত্রে বলা হয়েছে, মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীরা সরকারি কাজে দেশে ও দেশের বাইরে ভ্রমণ করেন। ভ্রমণ শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগকে প্রয়োজনীয় কাগজপত্রসহ বিল দাখিল করতে হবে।




বৈদেশিক ভ্রমণের ক্ষেত্রে সরকারপ্রধান কর্তৃক অনুমোদিত সারসংক্ষেপের কপি এবং অভ্যন্তরীণ ভ্রমণের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ কর্তৃক জারি করা অফিস আদেশের কপি বিলের সঙ্গে সংযুক্ত করতে হবে। এ ছাড়া, যানবাহন ভাড়ার ক্ষেত্রে প্রকৃত ভাড়ার টিকিট, বিমান ভ্রমণের ক্ষেত্রে বিমানের টিকিটের সঙ্গে বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচি এবং আবাসিক হোটেলে অবস্থানের ক্ষেত্রে প্রকৃত পরিশোধিত বিলের কপি বা প্রমাণক দাখিল করতে হবে।




বৈদেশিক ভ্রমণের ব্যয়ের ক্ষেত্রে টাকার সঙ্গে সংশ্লিষ্ট বৈদেশিক মুদ্রার বিনিময় হার সংক্রান্ত বিবরণী এবং অন্যান্য ব্যয়ের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট ভাউচার বা প্রমাণকও দিতে হবে।




পরিপত্রে আরও বলা হয়েছে, সরকারপ্রধান কর্তৃক অনুমোদিত সারসংক্ষেপে উল্লিখিত ভ্রমণকালের অতিরিক্ত সময় কেউ ভ্রমণ করলে তার জন্য পুনরায় অনুমোদন নিতে হবে। আর অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ জারি করা নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে। একই সঙ্গে অগ্রিম অর্থ নিয়ে ভ্রমণ করলে ভ্রমণ শেষ হওয়ার এক মাসের মধ্যে অগ্রিম সমন্বয় বিল দাখিল করতে হবে। আগের ভ্রমণের অগ্রিম বিল সমন্বয় না করা হলে পরবর্তী ভ্রমণের জন্য অর্থ বরাদ্দ দেয়া হবে না।




নথি ব্যবস্থাপনা ও অর্থ ছাড়ের সুবিধার্থে প্রয়োজনীয় সময় হাতে রেখে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের বিল দাখিলের নির্দেশনাও দেয়া হয়েছে। এছাড়া মূলকপিসহ বিলের মোট তিন সেট জমা দিতে হবে। বিলের সব ফটোকপি যথাযথভাবে সত্যায়িত হতে হবে।




পরিপত্রটি সব সিনিয়র সচিব ও সচিব, মন্ত্রী ও প্রতিমন্ত্রীদের একান্ত সচিব, মন্ত্রিপরিষদ সচিবের একান্ত সচিব, প্রধান হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা, হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা (ডিডিও) এবং সংশ্লিষ্ট আইসিটি কর্মকর্তার কাছে পাঠানো হয়েছে।




মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের ওয়েবসাইটের পরিপত্র বক্সে এটি আপলোড করার প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নিতেও সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাকে নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।